Przyjęcie weselne to okoliczność, którą poprzedzają bardzo wymagające przygotowania. Załatwianie spraw związanych z lokacją zabawy, cateringiem czy różnymi atrakcjami. Podstawą jest także wysłanie zaproszeń dla gości. Na tym jednak nie koniec. Obowiązkiem jest także zadbanie o transport dla grona świętujących ślub.
1. Opracuj trasę
Przede wszystkim należy dobrze zaplanować trasę – sprawdzić możliwie najkrótszą drogę. Oczywiście trzeba pamiętać także o tym, że potrzebny jest dojazd nie tylko do domu weselnego. Zabawę poprzedza ceremonia w Urzędzie Stanu Cywilnego albo kościoła. Do tych miejsc także również należy przetransportować gości.
Z racji iż goście mogą się pojawiać w mieście w różnych porach, warto poprosić, aby wybrali takie połączenia komunikacyjne, żeby mniej więcej wszyscy zjawili się na miejscu w podobnej porze. Nieopłacalne jest przecież organizowanie kilku transportów.
2. Poproś gości o deklarację transportu
Oczywiście wielu członków rodziny czy znajomych posiada własne środki transportu, zatem mogą na miejsce celebracji przybyć swoimi samochodami. Niektórzy będą na pewno w stanie zaoferować wolne miejsce w pojeździe i zabrać jedną czy dwie osoby. W dobie rozwoju technologii warto skorzystać z portali społecznościowych i np. stworzyć konwersację na Facebooku, aby tam goście mogli się na spokojnie między sobą dogadać i ustalić szczegóły.
Nie oznacza to jednak, że zapominamy o opcji wynajmu autokaru. Z odpowiednim wyprzedzeniem względem terminu zabawy należy zebrać wszystkie deklaracje, kto jak zamierza przybyć do miasta i na tej podstawie oddzielić gości, którzy będą w stanie zorganizować transport we własnym zakresie, od tych, dla których zapewnienie dojazdu leży po naszej stronie.
3. Wybierz rodzaj pojazdu
Ustalenie liczby gości potrzebujących pojazdu jest niezbędne, aby wybrać jego właściwy rodzaj. Ogromnym kłopotem i wręcz szalenie niezręczną sytuacją będzie taka, w której wybierzemy zbyt skromny pojemnościowo środek transportu i zabraknie miejsca. Zbyt obszernego w siedzenia także nie warto zamawiać, ponieważ niepotrzebnie przepłacimy.
Najlepszym rozwiązaniem jest jednak zadbanie o raptem kilka dodatkowych miejsc. Teoretycznie liczba gości potrzebujących transportu nie powinna się zwiększyć, ale nigdy nic nie wiadomo. Być może ktoś nie będzie mógł dojechać swoim samochodem albo zabrać innej osoby i wtedy będziemy mogli zaoferować miejsce w zamówionym przez nas transporcie.
4. Transport w firmie najbliższej miejsca wesela
Transportu najlepiej szukać w firmie sytuowanej jak najbliżej miejsca przyjęcia weselnego. Jest wówczas duże prawdopodobieństwo, że przewoźnik orientuje się w terenie, bezproblemowo przetransportuje gości czy doradzi obranie jak najkrótszej trasy. Decydowanie się na firmę z dalszych rejonów stwarza niepotrzebne ryzyko opóźnień czy innych komplikacji, których w dniu ślubu i wesela nie powinno być wcale.
Taki wybór nie oznacza, że będzie to najtańsza opcja – wszystko zależy od prestiżu firmy i jakości wykonywanych usług. Może się też okazać, że zamiast jednego autokaru potrzebny będzie wynajem kilku 9-osobowych busów. Niemniej transport to gości to jedna z najważniejszych kwestii w dniu weselnym i na pewno nie tutaj warto szukać oszczędności. Lepiej już dopłacić, a mieć gwarantowany dojazd i zwyczajny komfort psychiczny.
5. Koniecznie podpisz umowę
Transport grupki gości weselnych może się wydawać niczym nieskomplikowanym – nie tylko pod kątem realizacji samego zlecenia, lecz także załatwiania formalności. W istocie tak jest, niemniej nie można zapominać o takich podstawowych sprawach jak podpisanie umów, w których zawarte będą wszelkie ważne parametry oraz wyszczególnione kary za niewywiązanie się przez firmę ze swoich obowiązków.
Trzeba dokładnie ustalić godzinę transportu, aby osoby za niego odpowiedzialne nie mogły sobie pozwolić na jakieś opóźnienia. Musi być również zgodność przygotowanego modelu pojazdu z tym wcześniej wybranym i zawartym w umowie. Do tego dochodzą kwestie ogólnego komfortu jazdy, transport według ustalonej wcześniej trasy itd.